数据归档将静态数据和业务完整数据移出在线系统，并转移到成本更低的存储中

在升级或迁移之前完成数据归档后，原始系统的大小会减小，从而使任何升级或数据迁移都更快，更简单另外终的现代化系统将更小，运行成本更低并且能够更有效地执行，仍可以在原始上下文中直接从新系统访问已归档的信息，因此业务用户可以从新系统中受益，而无需牺牲对历史数据的访问权限。

为了成功执行归档策略，组织必须提取所有需要保留的信息，无论是内部使用还是法规要求

企业必须分析现有数据并创建系统中包含的所有数据的目录：主数据，交易数据，数据输出和非结构化文档，然后企业可以从那里确定需要保留哪些信息，公司保留政策，财务法规和分析都是保留数据的所有原因。

存档的3个理由软件系统的运营成本与数据量之间存在直接的关联

减少系统的整体尺寸和占地面积将降低成本，并使企业能够迅速从旧系统迁移到新技术，成功的归档策略会从在线系统中删除业务完整的交易数据，并清除定义的保留期限之外的数据和文档，通过实施数据归档策略，企业可以减少系统的大小，从而立即降低操作系统的成本。

同样数据量直接影响系统性能

有意义的是，系统中存储的数据越少，系统性能和效率就越高，在使用归档管理数据量的系统中，业务用户可以更快地运行报告，快速完成事务，并花费更少的时间等待系统响应，关键是确保业务用户仍然可以无缝访问历史数据和文档，用户不必更改业务方式，甚至可以支持访问归档数据的微小延迟，但是在大多数情况下，用户报告实际上访问归档数据的速度更快，因为当数据量减少时，联机系统的执行效率将大大提高。

合规性是企业必须克服的持续挑战，尤其是与数据管理有关的挑战

保留大量数据会使企业面临更多风险。因此，对于企业而言，重要的是通过强制遵守内部和外部保留要求来程度地降低这种风险，归档数据可确保安全存储所有信息，并根据公司，法律和财政保留要求进行保留，它还可以确保保护业务完整信息免遭修改和过早破坏，当数据达到使用寿命时，可以清除或销毁数据，从而为新的，更有价值的数据释放空间。尽管许多公司都遵循纸质文档的生命周期。

在决定实施数据归档策略时，组织应明智地利用可用的解决方案，以发挥其优势

有许多解决方案可供使用，这些解决方案使公司可以制定并快速执行策略，从而立即降低成本并保持成本节约，此外这些解决方案管理着可能存在于已归档信息之间的复杂数据依赖关系，因此信息将保留在上下文中以备将来使用，一旦设置了可重复的存档过程，就可以正确且按需要频繁地存档数据，以保持数据量恒定并保持可靠的系统性能，使用存档专家来帮助制定策略非常重要，一旦实施了成功的存档策略，企业将实现显着的成本节省

提高的性能和减少的占地面积，但是这并不表示过程结束，企业必须定期归档数据，以确保持续优化并节省成本，这样他们将为信息涌入做好更好的准备，并继续保持平稳，高效的业务流程。