如何通过文件分析来控制企业的数据泛滥

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如何通过文件分析来控制企业的数据泛滥

来源：CPDA数据分析师网 / 作者：数据君 / 时间：2020-11-24

尽管日常操作会产生越来越多的数据
但所谓的“数据ho积”使挑战更加复杂，当工作人员保留不再需要的数据或在不同位置保留同一文件的多个副本时，就会发生这种情况，当员工在公司机器上存储个人数据时，也会发生这种情况，处理数据可能会使您的IT团队陷入困境，这可能会从更重要的项目中转移时间和资源，此外通过存储大量数据，您可能不得不在性能上做出妥协，否则您的成本将呈螺旋形增长，并在整个IT预算中消耗越来越大的比例，此外还存在安全问题，当在多个位置存储并复制大量数据时，敏感数据可能终在不安全的位置。

要管理企业数据的流入，可以证明以下步骤是有帮助的：

1.识别所有冗余，过时或琐碎（ROT）数据

导致大多数问题的数据类型可以归类为ROT，ROT数据增加了在整个组织中提供不断增长的存储容量的费用，您可以使用文件分析工具来回收数据存储容量，可以将此类工具配置为检查所有数据存储并识别属于ROT类别的任何文件，保留主副本时，应自动删除重复的文件，任何需要人工评估的文件都应移至其他位置以进行进一步分析。

2.优化您的磁盘空间
监视整个组织中的磁盘空间使用情况，并在可用空间低于预定义限制以下时提醒IT团队。这使管理层可以在影响性能之前采取先发制人的步骤。

3.对元数据进行分析
为了降低运营成本并减少基础架构管理员的工作量，您可以使用文件分析工具来自动分析与存储的文件关联的元数据，这使您可以确定此类文件是否仍然相关，如果不是，则可以将其存档或删除。

4.识别并分析员工的数据存储模式
监视和分析用户的数据存储模式，建立正常使用的基准之后，您可以标记异常并采取必要的补救措施，与AI和ML结合使用时，某些文件分析工具可以提供令人印象深刻的结果。

5.评估谁在访问哪些文件以及何时访问
评估某些文件的访问频率和访问人很重要，这样您可以确定是否减少某些数据集的权限。很有可能应将访问权限减少到较少的工作人员中-至少对于某些数据而言。

文件分析工具的有效部署可以对整个企业中的数据管理方式产生重大的积极影响，通过花时间仔细评估您现有的数据基础架构，您将为管理不断涌入的公司数据做好更充分的准备，一些工具集成了AI功能，使您可以自动执行许多任务，从而可以进一步减轻管理负担并使数据处于受控状态。

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